La importancia del plan de negocio

Queremos mostrarte la dinámica de los planes de negocios, que puede generar un poco de controversia el utilizar un término así en cuestiones culturales. No es más que una herramienta, de control y de planificación que nos va a ayudar a que cualquier empresa o proyecto cultural que tengamos funcione.

Todos los que hemos estado en este mundo cultural nos damos cuenta de que cuando se inicia un proyecto nos enfrentamos al principal escollo: la falta de dinero, subvenciones, de becas, de los apoyos de los distintos gobiernos etc. que no nos alcanza.

La idea de utilizar el plan de negocios nos ayudará a generar ese proyecto y que no tengamos que estar poniendo dinero de nuestro bolsillo o perdiéndolo. Lo único que estamos haciendo o la idea es que esa herramienta que existe y que funciona para muchas otras actividades, nos debe funcionar también.

Los proyectos culturales deben de ser autosustentables, es decir, autosuficientes y esta es una herramienta que nos permite, aunque se utilicen conceptos que a lo mejor no nos agraden a los profesionales de la cultura. Son conceptos que se manejan y que de alguna manera son metodologías ya comprobadas y que funcionan . El plan de negocios es una guía para ejecutar una actividad que genere recursos en el largo plazo con el objetivo de ser sustentable en el tiempo. Esa es la idea principal. Es una es una ruta a seguir que nos va a generar recursos en el largo plazo. ¿Qué tipo de recursos?: pues puede ser desde dinero, otros servicios, intercambio de tecnología, etc. porque nos movemos en una economía que es la base del intercambio y además debe generar recursos en el largo plazo. ¿Qué plazo es?: pues una previsión como mínimo a 3 años , aunque puedes hacer un plan de negocio también a 5 años.

Si logramos recursos, conseguimos esto que le llaman flujo de efectivo. Cuando un proyecto o una empresa cultural genera los recursos, el dinero suficiente para pagar sus gastos, y lo hace por cinco años consecutivos en el sexto año de manera automática van a estar bien. Si vamos mal corregimos lo que no funcione para seguir con la senda proyectada en el plan de negocios.

Muchas veces cometemos el error de decir que lo tengo todo en la cabeza. Pero tu equipo, tus inversores, la administración pública, tus sponsors, tus empleados, no pueden descifrar lo que tienes en la cabeza. No hay nada mejor que visualizarlo y a partir de ahí puedes tomar decisiones para que se vayan concretando las cosas. La idea del plan de negocios es que si tienes una empresa que funciona y ya está operando y genera recursos, se vaya planificando a medio plazo de manera que puedan generar sus propios recursos para que la creación de sus proyectos no se vea limitada.

El problema de esto es que hemos visto muchos proyectos muy buenos. Pero fueron proyectos fallidos que no salen porque no encontraron apoyo o no fueron viables económicamente. Era porque no lograron el apoyo del gobierno o de sus clientes / público. No es fácil, hay que estar buscando fondos e ingresos constantemente. Hay que tener una disciplina. Pero es muy parecido a tu propia trayectoria como profesional: tú tienes formación en danza, en estética, en Artes, Visuales, en Artes Plásticas etc. que te costó por lo menos cinco años de carrera, cursos de posgrado, cursos especialización etc.

Esto es lo mismo: a un proyecto no puedes exigirle frutos de inmediato. A lo mejor si te fallaba alguna técnica pictórica tenías que practicar y prepararte más para poder aprobarla porque era necesaria para el plan de estudios. Es la misma idea.

Una mala noticia

Tenemos una “mala” noticia: hay que aprender un poquito de Finanzas. Muchas veces se nos ha criticado a los emprendedores culturales en general de que nos encanta ser operativos. Sin embargo, la parte administrativa no nos gusta. Es cierto en muchos de los casos se aplica más al sector cultural y creativo. Muchas veces oímos en los cursos frases como “yo no estudié para sentarme, hacer numeritos, yo estudié para crear”.

Sin embargo, no te podrás permitir, y menos al principio de tu aventura emprendedora, pagar un gestor. Y te conviene aprender a “hacer números” para controlar las inversiones, tus presupuestos, cuánto vas a gastar o invertir y ayudarte a tomar decisiones de manera inteligente.

Debemos contemplar gastos y también imprevistos que de repente no consideramos y que se vuelven un dolor de cabeza a la hora de operar con nuestras actividades. Por ejemplo resultó que no te alcanzó el dinero para la actividad con pintores noveles porque no habías contemplado cuántos botes de pintura, pinceles, telas y bastidores necesitabas. En fin, este tipo de cosas que van mermando nuestra inversión y de repente nos empiezan a hacer un hueco en el bolsillo de manera tremenda.

Creemos que sí estás empezando a una empresa es la herramienta por excelencia. La estructura del plan de negocios consta de tres principales estudios:

• El estudio de mercado,
• El estudio técnico
• Estudio financiero.

A lo mejor habrá algunas cosas a priori no te interesen, como los estados financieros, legales o logísticos. Sin embargo debes familiarizarte con estos conceptos y recursos que tiene el plan de negocio.
Hay que recordar que es una herramienta que debemos estar revisando constantemente para estar pendiente si se está cumpliendo o no.

MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS
Lo primero que siempre se debe de empezar es con la misión, visión y objetivos. Vamos a pensar que se trata de un centro cultural que ofrece talleres, exposiciones y algunos conciertos de música experimental. Este centro tiene un área que genera recursos, por
ejemplo el bar o restaurante. Tenemos que identificar qué objetivos nos marcamos con el centro cultural a corto y medio plazo, en una previsión de 5 años. La visión que ha acordado el equipo directivo del centro irá en consonancia de los valores o intereses que
tenga el público objetivo al que me quiera dirigir.

ESTUDIO DAFO
Si vamos a iniciar un proyecto cultural, tiene que partir de algo, tiene que haber una motivación a por qué lo vamos a realizar y a partir de esa idea tenemos que empezar a investigar: públicos, estadísticas, informes, etc. Después de tener información, pues se tiene que hacer un estudio DAFO:

• Fortalezas y Debilidades (internas)
• Oportunidades y Amenazas (externas).

Internas son aquellos factores que podemos controlar, que podemos modificar. Con las externas estamos a merced de lo que pase. Por ejemplo, ahora en la ciudad de Valencia tenemos una exposición y el coche donde vamos a traer los artistas se avería. No está en
nuestras manos, es un factor externo.

Para diseñar mi estrategia, necesitaré estudios de mercado, productos, servicios, sondeos, estudio de la demanda en análisis técnicos, pero también nuestros manuales, procedimientos, logísticas etc. Todas las conclusiones las vamos a integrar en el plan de negocio a la hora de tomar decisiones, a la hora de hacer una estrategia de futuro. Por ejemplo, si estamos gestionan un espacio para actividades culturales, y quiero sacar un rendimiento alquilándolo por horas/días, tengo que tener una política para garantizar un mínimo de alquiler necesario, un aforo y unas reglas básicas. Por ejemplo, si voy a prestar el espacio sin ninguna contraprestación o si voy a dar un donativo, si voy a hacer una exposición, el artista, se tiene que acoger a la a la lista de requerimientos que yo tengo porque muchas veces llega el artista para dar la exposición y nos exige una serie de cosas que no tenemos. Si el artista quiere algo adicional, correrá de su parte y no me lo puede exigir.
Y entonces así vamos ahorrando y planificando de manera inteligente, porque también es sabido que hay diferentes centros ya existe el compromiso con el artista de satisfacer unas exigencias que nos van a consumir muchos recursos y por no quedar mal con el artista lo sufragamos. A veces puede aprovechar de nosotros de nuestra inexperiencia y nos va pidiendo cosas que nos van a costar demasiado. Por ello es importante el análisis financiero: nuestros presupuestos, nuestros flujos de efectivo, el valor actual neto, la tasa
interna de retorno que son elementos que nos ayudan a tomar decisiones.

Finalmente, hacemos nuestro control y seguimiento. Si hay alguna actividad que nos esté generando problemas, tenemos que verlo también en nuestro presupuesto a través del plan preventivo (medidas para evitar problemas) y correctivo (medidas para solventar los problemas).

En cuanto al presupuesto, debes definirlo con claridad desde el principio. Por ejemplo, sabes que cada mes tengo que dar cinco talleres y cada uno debe tener veinte alumnos, porque entonces no puedo tener el dinero suficiente para hacer mis exposiciones y pagar a mi plantilla de trabajadores. Al realizar cinco exposiciones ya tengo cinco compromisos con cinco artistas y entonces hay que ver nuevamente nuestro plan de control efectivo.

Siempre contando con que se abrieron los cinco talleres. Pero pueden ocurrir imprevistos y no se abrieron porque el estudio de mercado estuvo mal y la gente ya no está demandando ese tipo de exposiciones por lo que entonces queda corregir el plan. Sabes que no pueden hacerse cinco exposiciones porque ha bajado la asistencia a exposiciones y que la temática que trataban no tiene ya tanto interés, por lo que más vale cambiar el plan: más vale estar medianamente equivocado a completamente equivocado. Esa es la
idea del plan de negocios. Y así es como se tiene que ir utilizando porque es un plan a cinco años.